Le succès des entretiens professionnels : une responsabilité partagée entre collaborateurs, managers et RH

Les entretiens professionnels représentent un levier stratégique essentiel pour les entreprises, en particulier dans la gestion des talents, le développement des compétences et la planification des carrières. 

Ces moments d’interaction permettent aux collaborateurs d’exprimer leurs besoins et attentes, tout en favorisant un dialogue constructif qui, s’il est bien mené, peut ouvrir la voie à de nouvelles perspectives professionnelles enrichissantes.

Cependant, pour que cet échange soit véritablement fructueux et bénéficie à l’ensemble de l’organisation, la participation active de trois acteurs clés est indispensable : 

• les collaborateurs eux-mêmes, qui doivent jouer un rôle moteur dans l’expression de leurs attentes 
• les managers, chargés de créer un climat de confiance et de soutien
• et les RH, garants de la cohérence et de la réussite globale du processus.

Dans cet article, nous explorerons le rôle crucial que chacun doit jouer pour assurer la réussite des entretiens professionnels, et comment les RH peuvent s’assurer que chaque partie prenante remplit efficacement son rôle.

Le rôle des collaborateurs : acteurs de leur développement

L’objectif premier de l’entretien professionnel n’est pas de convaincre le collaborateur de suivre telle ou telle formation ou d’accepter une mobilité. Bien au contraire, il est de récolter son opinion sur le sujet, de mieux comprendre ses aspirations et ses besoins.

Les entretiens professionnels ont ainsi pour vocation d’inviter les collaborateurs à devenir acteurs de leur parcours.

Pas question, donc, d’arriver à l’entretien non préparé.

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Préparation proactive : un travail personnel clé

Pour les collaborateurs, le travail de préparation est avant tout un travail de réflexion autour de :

• La période qui vient de s’écouler : faire le point sur les formations suivies et sur les évènements marquants et en tirer des enseignements
• Leur avenir au sein de l’organisation : où ils se verraient dans 2 ans, vers quelle direction ils aimeraient évoluer…
• Leurs besoins de développement : compétences acquises, lacunes, envies…

Cette réflexion préalable permet au collaborateur d’arriver à l’entretien avec une vision précise de ses attentes et de ses ambitions pour favoriser un dialogue constructif, facilitant la mise en place d’un plan de développement personnalisé et réaliste.

Comment les RH peuvent soutenir les collaborateurs

Cette démarche n’est pas toujours évidente à mener seul - par manque de temps, souvent, mais aussi parce que les collaborateurs ne savent pas toujours par quel bout entamer la réflexion, comment la structurer ou encore comment tirer des conclusions de leur expérience vécue.

En offrant des outils et des programmes de préparation aux entretiens professionnels adaptés, les RH peuvent faciliter une réflexion de qualité.

De plus, une communication claire en amont sur les objectifs de l’entretien et les attentes de l’entreprise permet de guider les collaborateurs dans leur préparation. 

Le rôle des managers : facilitateurs et accompagnateurs

Le manager joue le rôle de relais stratégique, au carrefour des attentes des collaborateurs et des besoins de l’organisation. 

Pendant l’entretien professionnel, il doit donc :

• Écouter activement les demandes de développement du collaborateur, qu'il s’agisse de formation, de mobilité ou de nouvelles responsabilités.
• Guider la réflexion vers des objectifs alignés avec la stratégie de l’entreprise, tout en respectant les aspirations individuelles du collaborateur.
• Proposer des pistes de développement cohérentes, en suggérant des formations ou des opportunités d’évolution qui répondent à la fois aux besoins de l’entreprise et aux ambitions du collaborateur.

Cette écoute active, couplée à une posture bienveillante, permet de créer un environnement où le collaborateur se sent entendu et soutenu, ce qui est essentiel pour la réussite des entretiens professionnels.

Pour bien remplir ce rôle, il importe d’abord de bien comprendre l’objectif des entretiens professionnels, la structure d’échange et les points obligatoires à aborder, mais aussi de prendre un peu de temps en amont pour :

• Faire le point sur le parcours du collaborateur depuis son dernier entretien : quelles formations ont été suivies, quels changements de poste ont eu lieu, et comment ces éléments ont influencé le développement du collaborateur. 
• Réfléchir à l’évolution future du collaborateur : quelles compétences pourraient être développées ? Quelles pistes de progression ou d’évolution professionnelle pourraient correspondre à ses aspirations et aux besoins de l’entreprise ?

Les collaborateurs sont d'autant plus enclins à partager leurs projets et à envisager leur avenir au sein de l'entreprise s’ils sentent que leur manager a fait l’effort de réfléchir à la discussion qu’ils s’apprêtent à avoir.

Un suivi et un accompagnement post-entretien

Le rôle du manager ne s’arrête pas à l’entretien lui-même. Après cet échange, il est important d’assurer un suivi des actions décidées : mettre en place les formations, suivre le développement des compétences ou faciliter la mobilité lorsque cela est pertinent. Ce suivi garantit que les engagements pris lors de l’entretien aboutissent à des résultats concrets, renforçant ainsi la confiance et l’engagement des collaborateurs.

Comment les RH peuvent soutenir les collaborateurs

Les RH peuvent fournir des outils structurés, tels que des grilles d’évaluation ou des fiches de suivi, pour aider les managers à organiser les entretiens et harmoniser les pratiques. 

Une courte formation peut par ailleurs s’avérer très utile pour permettre aux managers d’acquérir des pratiques efficaces pour mener ces entretiens, mais aussi aux RH de transmettre des informations stratégiques qu'ils devront relayer.

Le rôle des RH : garants de l’efficacité du processus

C’est aux RH de donner l’impulsion des entretiens professionnels, bien qu’ils ne les mènent pas directement. D’abord, parce que les entretiens relèvent d’une obligation légale. Charge à eux, donc, de s’assurer qu’ils ont bien lieu.

Ensuite, parce qu’il est important de veiller  à une certaine cohérence dans la façon dont ils sont menés par chaque manager et pour chaque collaborateur. 

Enfin, parce qu’ils n’ont de sens que s’ils s’intègrent dans un dispositif global de gestion des compétences, de la mobilité et des formations.

Mise en place d’un cadre structuré

Pour que les entretiens professionnels se déroulent efficacement, les RH doivent établir un cadre bien défini et structuré. Ce cadre inclut :

• Des outils de préparation : fiches de réflexion, documents de suivi et grilles d’évaluation pour aider à structurer les échanges entre les collaborateurs et les managers.
• Des processus clairs : formaliser les étapes de l’entretien, s’assurer que les objectifs de développement de compétences, de mobilité ou de formation sont abordés de manière systématique.

Ce cadre permet d’assurer une cohérence entre les entretiens, quel que soit le service ou le manager concerné, et d'éviter des disparités dans la qualité des échanges. Il permet aussi de s’assurer que la fonction RH récolte bien les informations et données nécessaires pour établir son plan de formation 

Soutien à la préparation des entretiens professionnels

Les RH ont également un rôle majeur à jouer dans l’accompagnement des managers et des collaborateurs en amont.

Concernant les managers, il s’agit de :

• Leur fournir les informations nécessaires en termes de stratégie, d'évolution des métiers, de dispositifs d'accompagnement et de formation
• Les former à la conduite de ces entretiens, qui les sortent de leur posture habituel

Concernant les collaborateurs, il s’agit de :

• Leur donner les moyens de préparer ces entretiens sérieusement
• leur communiquer les éléments de contexte indispensables à cette réflexion : transformations, actualité, principaux projets, dispositifs RH…

Suivi et mise en œuvre des actions

Une autre responsabilité majeure des RH est de s'assurer que les décisions prises lors des entretiens professionnels ne restent pas lettre morte. Elles doivent veiller à ce que :

• Les actions convenues soient mises en place : que ce soit en termes de formation, de mobilité interne ou de développement de compétences.
• Un suivi rigoureux soit assuré : les RH doivent instaurer des processus pour vérifier que les engagements pris sont respectés et que les collaborateurs bénéficient réellement des actions discutées.

Ce suivi garantit que les entretiens professionnels aient un impact réel sur le développement des collaborateurs et la gestion des talents dans l’entreprise.

Le succès des entretiens professionnels repose sur l’implication de tous 

La réussite des entretiens professionnels repose sur une collaboration étroite et une préparation concertée entre les collaborateurs, les managers et les RH.  

Chacun a un rôle distinct, mais complémentaire, qui, lorsqu’il est bien orchestré, conduit à des échanges efficaces et fructueux.

Créer des conditions favorables aux échanges

Pour faciliter la réussite des entretiens professionnels, il est important de mettre en place les conditions nécessaires à leur bon déroulement :

• Fournir des ressources et des outils adaptés 
• Organiser des sessions de sensibilisation à destination des managers et des collaborateurs pour les aider à mieux comprendre les enjeux de ces entretiens et à s’y préparer efficacement.

Assurer un suivi post-entretien pour obtenir du feedback afin d'améliorer continuellement le processus.

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